Transparenzbericht

Was Souveräne Systeme mit Ihren Daten tut — und was nicht. In klarer Sprache, nachprüfbar im offenen Quellcode.

In einem Satz

Wir sehen Ihre Inhalte technisch nicht — und Sie müssen uns das nicht glauben, sondern können es im offengelegten Quellcode nachprüfen.

Der Rest dieses Berichts erklärt, wie das gemeint ist, wo Ihre Daten liegen, wer sie berührt und an welchen Stellen wir ehrlich sein müssen, dass eine Ebene doch Klartext sieht.

Was wir niemals tun

• Inhalte auf Festplatte schreiben. Gespräche, Transkripte, Übersetzungen, E-Mail-Texte und Dokumenteninhalte werden in der Verarbeitung ausschließlich im Arbeitsspeicher gehalten und danach überschrieben — nicht einmal in einen Zwischenspeicher.
• Inhalte protokollieren. In unseren Logs stehen Metadaten (Zeitpunkt, Ereignistyp, Kontobezug) — nie der Inhalt Ihrer Unterhaltungen, Dokumente oder E-Mails.
• Inhalte an Werbenetzwerke, Analyse-Dienste oder US-Konzerne geben. Es gibt keine solche Weitergabe, weil es keine solchen Empfänger in unserem System gibt.
• Ihre Inhalte zum Training von KI-Modellen verwenden. Weder wir noch unsere Verarbeitungs-Dienstleister; die Nicht-Speicherung ist vertraglich zugesichert.
• Ihre Daten verkaufen. In keiner Form, an niemanden.
• Tracker, Analytics oder fremde Schriften laden. Unsere Website und Anwendung setzen keine Analyse-Cookies, binden nichts von Drittanbietern ein und liefern alle Ressourcen vom eigenen Server aus.

Was wir tun — und wo es passiert

Unser System ist bewusst in zwei getrennte Hälften geschnitten. Das ist der Kern des Datenschutz-Versprechens, deshalb hier ausführlich.

        Sie / Ihr Browser
        leitet Ihren Schlüssel lokal aus Ihrem Login ab
           |                          \
   Verwaltung (Metadaten)              \  Inhalt (direkt, verschlüsselt):
           v                            \ Audio, Text, entschlüsselte Config
   Kern-Server (Hetzner, DE)             \
   Konten · Abrechnung · Rechnungen       \
   verschlüsselte Datenblöcke              v
   sieht NIE Klartext-Inhalt          Verarbeitung (Scaleway, FR/PL)
                                      nur Arbeitsspeicher · nach Sitzung gelöscht

Der Kern-Server in Deutschland (bei der Hetzner Online GmbH) führt die Verwaltung: Konten, Abrechnung, Rechnungen, Zeitpläne. Er verarbeitet nur Metadaten und verschlüsselte Datenblöcke, die er selbst nicht öffnen kann. Er sieht Ihre Inhalte nicht — auch nicht kurz, auch nicht zur „Verbesserung”.

Die Verarbeitungsebene (bei der Scaleway SAS, Rechenzentren in Frankreich und Polen) ist der Ort, an dem die eigentliche KI-Arbeit passiert — Transkription, Übersetzung, Chat-Antworten, E-Mail-Einstufung. Sie sieht den Inhalt zwangsläufig, aber nur im Arbeitsspeicher, nur für die Dauer der Verarbeitung, und speichert nichts. Für Live-Verarbeitung (Klangskript) wird die Instanz nach der Sitzung zerstört.

Ihr Browser leitet aus Ihrem Login lokal einen Schlüssel ab. Für Inhalte verbindet er sich direkt mit der Verarbeitung — am Kern-Server vorbei. Der Schlüssel verlässt Ihr Gerät nie.

Zwei Dienste weichen von diesem Bild ab, in entgegengesetzte Richtungen. Die eigene Instanz verschiebt die Verarbeitung auf eine GPU-Maschine, die für die Dauer der Sitzung nur Ihrem Konto gehört und danach zerstört wird — dort gibt es kein anderes Konto, dem gegenüber wir Trennung begründen müssten. Das Terminal verlässt unser Haus in die andere Richtung: Es zeigt die Kommandozeile Ihres eigenen Rechners, der Browser verbindet sich mit 127.0.0.1, und weder Tastenanschläge noch Ausgaben nehmen den Weg über unsere Server. Es ist deshalb kein Dienst von uns, sondern eine Anzeige.

Ihre Ergebnisse — Sie wählen die Stufe

Für gespeicherte Ergebnisse (Chat-Verläufe, Dokumente samt Auswertung, Klangskript-Ergebnisse, Recherche-Berichte) wählen Sie je Kategorie selbst:

• Zero-Knowledge (Voreinstellung): Im Browser verschlüsselt; bei uns liegt nur ein Datenblock, den wir nicht lesen können.
• Klartext: Lesbar auf unseren Servern gespeichert — ausschließlich, wenn Sie das für die betreffende Kategorie ausdrücklich einschalten.
• Flüchtig: Es wird nichts gespeichert; nach Sitzungsende verworfen.

Live- und Rohdaten (Audio-Streams) bleiben in jeder Stufe flüchtig. Fest verschlüsselt und nicht umstellbar sind Ihre Wissensbasis, die Postvogt-Auszüge und die Eckdaten des Fristenwächters: Eine lesbare Ablage würde dort keine Funktion ermöglichen, sondern nur Risiko schaffen.

Wo wir ehrlich sein müssen

Ein Punkt verdient offene Worte statt Marketing: Postvogt (die E-Mail-Triage) muss auch dann laufen, wenn Sie nicht am Gerät sind. Damit das geht, ist Ihre Postfach-Konfiguration zusätzlich so verschlüsselt, dass unsere Verarbeitungsebene sie für einen Hintergrundlauf öffnen kann. Das heißt ehrlich gesagt: Für Hintergrundläufe kann unsere Verarbeitungsebene bei Scaleway Ihre Postfach-Zugangsdaten entschlüsseln — unser Kern-Server kann es nicht. Sie verbinden Postfächer immer über ein App-Passwort, nie Ihr Hauptpasswort; E-Mail-Inhalte werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet, der Mailtext wird außerhalb Ihres Postfachs nicht gespeichert, gesendet wird ausschließlich von Ihnen. Was einen Lauf überdauert, ist ein Auszug je Mail — Absender, Betreff, Kategorie, ein Satz —, den die Verarbeitungsebene auf einen Schlüssel Ihres Kontos verschlüsselt; lesbar ist er nur in Ihrem Browser, und nach 30 Tagen wird er gelöscht.

Matrix-Bot — die zweite Stelle, an der wir ehrlich sein müssen

Der Matrix-Bot ist ein Assistent in Ihren Matrix-Räumen. Einen Messenger betreiben wir nicht: Sie legen auf einem Homeserver einen Bot-Benutzer an, wir melden uns damit an. Adresse, Benutzer-ID und Passwort des Bots liegen ausschließlich verschlüsselt vor — auf unserem Kern-Server steht keine dieser Angaben im Klartext. Raum-Inhalte werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet, nicht auf Platte geschrieben und nicht protokolliert. Den Zugang entziehen Sie jederzeit ohne uns, indem Sie das Passwort des Bot-Benutzers ändern oder sein Gerät auf dem Homeserver abmelden.

Welcher Homeserver, ist Ihre Entscheidung — und sie wiegt schwerer, als sie aussieht. Technisch funktioniert jeder, auch ein Konto bei einem öffentlichen Anbieter. Wir empfehlen nachdrücklich einen eigenen, denn die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt den Nachrichtentext, nicht die Umstände: Der Betreiber des Homeservers sieht, wer mit wem in welchem Raum ist, wann und wie viel geschrieben wird, die IP-Adressen aller verbundenen Geräte — und Raumnamen, Themen und Mitgliederlisten im Klartext, denn in Matrix wird nur die Nachricht selbst verschlüsselt, nicht der Zustand des Raums. Ein Raum, der nach einem Mandat benannt ist, verrät seinen Gegenstand über den Namen. Hinzu kommt, dass der Homeserver die Geräteliste jedes Kontos verwaltet: Wer ihn kontrolliert, kann versuchen, ein weiteres Gerät hinzuzufügen, das künftige Nachrichten mitliest — dagegen hilft nur gegenseitige Geräteverifikation. Ein fremder Homeserver ist zudem kein Auftragsverarbeiter von uns; diese Strecke bewerten und verantworten Sie selbst. Wer nicht selbst betreiben will, kann betriebsfertige Matrix-Server mieten (etwa etke.cc) — auch dorthin haben wir keine Geschäftsbeziehung.

Der Punkt, der offene Worte verlangt, ist der Wissenszugriff: Schalten Sie ihn ein, erhält der Bot-Dienst einen Schlüssel zu Ihrer Wissensbasis und kann sie lesen, solange die Verbindung besteht — bisher konnte das ausschließlich Ihr Browser. Ohne diese Ausnahme wäre der Bot ohne Ihr Firmenwissen unterwegs, denn im Raum sitzt kein Browser, der entschlüsseln könnte. Die Funktion ist standardmäßig aus, Sie entscheiden. Antworten mit Wissen erscheinen nur in Räumen, in denen jedes anwesende Mitglied auf Ihrer Freigabeliste steht; Abschalten entzieht dem Dienst den Schlüssel, spätestens eine Minute später ist der Zugriff beendet. Für Konten mit gesetzlicher Schweigepflicht ist der Matrix-Bot gesperrt.

Web-Recherche — die dritte Stelle, an der wir ehrlich sein müssen

Wenn Sie im Chat die Web-Recherche einschalten (standardmäßig ist sie aus), verlassen Suchanfragen unsere Infrastruktur. Das ist eine bewusste Ausnahme von unserem Grundsatz, und wir benennen sie lieber, als sie zu verstecken.

So sieht es konkret aus: Das Modell formuliert aus Ihrer Frage kurze Suchbegriffe. Diese werden Ihnen im Wortlaut angezeigt und automatisiert von erkannten personenbezogenen Angaben bereinigt — abgeschickt werden sie erst, wenn Sie sie freigeben. Lehnen Sie ab, entsteht die Antwort ohne diesen Schritt. Die Anfrage läuft dann über unseren eigenen Server in Nürnberg zu den Suchmaschinen. Für den Abruf einer einzelnen Seite gilt dasselbe, und abgerufen werden nur Adressen, die im Gespräch bereits vorkamen.

Was die Suchmaschine bekommt: die Suchbegriffe und die IP-Adresse unseres Servers. Was sie nicht bekommt: Ihre IP-Adresse, Ihre Kontokennung, einen Sitzungsbezug, Ihre Dokumente oder Chat-Verläufe. Auf unserem Suchserver entsteht kein Protokoll der Anfragen — auch nicht vorübergehend.

Beim Suchanbieter entsteht eines. Dieser Satz gehört unmittelbar neben den vorigen, sonst wäre er durch Auslassung irreführend. Sie wählen den Suchanbieter in den Einstellungen selbst; zur Wahl steht derzeit Staan (European Search Perspective, Paris), ein Gemeinschaftsunternehmen von Qwant und Ecosia mit eigenem europäischen Index. Dieser Anbieter bewahrt nach eigener Auskunft Suchanfrage, Zeitpunkt und Marktkennung 25 Monate auf und nutzt sie, um sein Ranking zu verbessern — ein eigener Zweck des Anbieters, nicht eine Verarbeitung auf unsere Weisung. Sein Auftragsverarbeitungsvertrag stellt sich zudem auf den Standpunkt, Suchanfragen seien keine personenbezogenen Daten. Diese Rechtsauffassung teilen wir nicht; wir verhandeln darüber und werden das Ergebnis hier festhalten.

Warum wir die Funktion trotzdem anbieten: Ohne sie recherchieren Nutzer bei einer großen Suchmaschine selbst und fügen das Ergebnis in den Chat ein. Dann verlässt die Anfrage ihren eigenen Rechner, mit ihrer IP-Adresse, ihrem Browser und ihrem dortigen Konto. Die Funktion nicht anzubieten schützt also niemanden, sie verlagert die Preisgabe nur an eine Stelle, die wir nicht mehr benennen können.

Der Unterschied zur Suche bei einem großen Anbieter ist damit nicht „wir suchen für Sie unsichtbar”, sondern: minimale abgeleitete Suchbegriffe statt Ihrer vollen Frage, kein Personenbezug beim Suchanbieter, europäische Infrastruktur, keine Nutzung für Training. Für Konten mit gesetzlicher Schweigepflicht ist die Funktion gesperrt.

Kalender — die vierte Stelle, an der wir ehrlich sein müssen

Sie binden Ihren eigenen Kalender an, über CalDAV. Einen Kalender betreiben wir nicht, und wir speichern keinen einzigen Termin: Ihr Kalender bleibt die Ablage, wir lesen und schreiben nur darin. Das ist keine Bescheidenheit, sondern die einfachere Bauweise — ein eigener Kalender hieße, eine zweite Quelle der Wahrheit zu führen, sie mit Ihrer abzugleichen und Ihnen die Termine anschließend wieder aufs Handy zu exportieren.

Wer Ihren Kalenderserver betreibt, ist Ihre Entscheidung, und er ist kein Auftragsverarbeiter von uns. Wie beim Homeserver: Sie wählen ihn, Sie haben den Vertrag mit ihm, wir übermitteln auf Ihre Weisung dorthin. Nutzen Sie den Kalender Ihres bestehenden Anbieters, gilt für diese Strecke dessen Datenschutzerklärung, nicht unsere.

Zugangsdaten und Kalenderadresse liegen bei uns nur verschlüsselt. Für eine Frage aus dem Chat entschlüsselt Ihr Browser sie und reicht sie mit der Anfrage weiter; die Verarbeitungsebene hält sie für die Dauer dieses einen Aufrufs und danach nicht mehr. Geschrieben wird nie ungefragt: Der Assistent zeigt Ihnen, was er anlegen, ändern oder löschen würde, und tut es erst nach Ihrer Freigabe. Beim Ändern und Löschen darf er außerdem nur Einträge anfassen, die er unmittelbar vorher in Ihrem Kalender gefunden hat — er kann sich keinen Termin ausdenken, den es nicht gibt.

Die Stelle, die offene Worte verlangt, ist die Verbindung mit dem Matrix-Bot: Damit der von sich aus erinnern kann, muss er Ihre Kalender-Zugangsdaten öffnen können, denn im Raum sitzt kein Browser, der das täte. Das heißt ehrlich gesagt: Der Bot-Dienst kann Ihre Kalender-Zugangsdaten entschlüsseln, solange er läuft — dieselbe Ausnahme wie beim Wissenszugriff, aus demselben Grund. Erinnerungen erscheinen nur in Räumen, in denen jedes anwesende Mitglied auf Ihrer Freigabeliste steht, und mit ihnen stehen Termininhalte auf Ihrem Homeserver. Ohne Matrix bleibt es beim Chat, und dort gibt es diese Ausnahme nicht. Für Konten mit gesetzlicher Schweigepflicht ist die Kalender-Anbindung gesperrt.

Nextcloud — die fünfte Stelle, an der wir ehrlich sein müssen

Sie können Ihre eigene Nextcloud anbinden; der Assistent liest dann Dateien darin und legt Ergebnisse nach Ihrer Bestätigung dort ab. Wie beim Kalender gilt: Ihre Nextcloud ist kein Auftragsverarbeiter von uns, sondern Ihr eigenes System. Ihre Unterlagen ziehen nicht zu uns um.

Die Stelle, die offene Worte verlangt, ist die Reichweite des Zugangs. Ein Nextcloud-App-Passwort lässt sich nicht auf einen Ordner beschränken — es erreicht das ganze Laufwerk Ihres Kontos. Das ist eine Eigenschaft von Nextcloud, keine Entscheidung von uns, aber Sie sollen sie kennen, bevor Sie den Zugang eintragen. Wem das zu weit reicht, der hinterlegt statt dessen einen passwortgeschützten Freigabe-Link auf einen Ordner; dann entfallen Kontakte, Deck, Dateisuche und Kalender, weil die am Konto hängen und nicht am Ordner. Freigaben ohne Passwort nehmen wir nicht an: Ohne Passwort wäre der gespeicherte Eintrag keine Zugangsberechtigung, sondern ein Geheimnis in Adressform.

Der Zugang liegt verschlüsselt in Ihrem Tresor und wird für den einzelnen Abruf in Ihrem Browser geöffnet. Was ausdrücklich nicht passiert: Kein Pfad, kein Dateiname und keine Zugangsdaten landen in einem Protokoll, in einer Fehlermeldung oder in einer Antwort — ein Pfad wie „/Mandanten/Meier GmbH/Kündigung.pdf” sagt, wer Ihr Mandant ist. Zurückgezogen wird der Zugang in Ihrer Nextcloud, nicht bei uns: App-Passwort widerrufen oder Freigabe löschen. Eine Schaltfläche bei uns wäre eine, die von unserem Zutun abhinge. Für Konten mit gesetzlicher Schweigepflicht ist die Anbindung gesperrt.

Ein eigener Suchanbieter — die sechste Stelle, an der wir ehrlich sein müssen

Sie können die Websuche an einen Anbieter richten, mit dem Sie den Vertrag haben und für den Sie Ihren eigenen Schlüssel hinterlegen: Brave Search oder Perplexity Search. Beide sind amerikanische Unternehmen. Das ist der Punkt, an dem eine unserer Zusagen eine Grenze bekommt, und wir schreiben sie lieber hin, als sie im Kleingedruckten zu lassen: Unsere Anbieterwahl bleibt europäisch. Ihre muss es nicht sein.

Warum wir das überhaupt anbieten, ist dieselbe Überlegung wie bei der Websuche insgesamt. Wer eine Suchmaschine abonniert hat, benutzt sie — notfalls im anderen Fenster, mit der eigenen IP-Adresse, dem eigenen Browser und dem eigenen dortigen Konto, und kopiert das Ergebnis herüber. Die Möglichkeit nicht anzubieten hält keine einzige Anfrage von diesen Anbietern fern; sie verlagert sie nur dorthin, wo wir nichts mehr davon abtrennen können.

Was wir abtrennen: Der Anbieter bekommt die abgeleitete Suchanfrage und die Adresse unseres Servers in Nürnberg — nicht Ihre IP-Adresse, nicht Ihre Kontokennung, keinen Sitzungsbezug. Ihr Schlüssel liegt bei uns verschlüsselt, wird für den einzelnen Aufruf in Ihrem Browser geöffnet und durchgereicht, nie gehalten. Sichtbare Anfragen, Freigabe vor dem Absenden und die Prüfung auf personenbezogene Angaben gelten unverändert.

Was wir nicht abtrennen können, und das ist der ehrliche Teil: Ihr Schlüssel ist gegenüber dem Anbieter eine gleichbleibende Kennung. Er kann die Anfragen einander zuordnen, die unter Ihrem Schlüssel eintreffen. Bei unserem eigenen Anbieter geht das nicht, weil dort alle Anfragen aus einem Topf kommen. Was der Anbieter darüber hinaus tut und wie lange er aufbewahrt, steht in seinen Bedingungen — er ist Ihr Vertragspartner, nicht unser Auftragsverarbeiter, und wir können für ihn nichts zusagen.

Deshalb ist die Funktion aus, bis Sie sie je Anbieter einschalten. Sie ist nie voreingestellt, läuft nie ohne Ihren Schlüssel, und bei einer Störung fällt die Suche nicht stillschweigend auf unseren Anbieter zurück — eine Anfrage, die Sie an Ihren Anbieter gerichtet haben, landet nicht ersatzweise woanders. Für Konten mit gesetzlicher Schweigepflicht bleibt die Websuche gesperrt, auch mit eigenem Schlüssel: Ein Vertrag zwischen Ihnen und einer Suchmaschine heilt keinen Bruch der Schweigepflicht.

Unsere Versprechen

• Flüchtig, wo es geht. Live-Verarbeitung hinterlässt nichts; die Instanz wird nach der Sitzung zerstört.
• Europäische Infrastruktur ohne US-Mutter. Alle Dienstleister, die wir beauftragen, sitzen in der EU (Deutschland, Frankreich, Polen, Niederlande); keiner gehört zu einem US-Konzern. Diese Zusage gilt für unsere eigene Anbieterwahl. Sie hindert Sie nicht daran, für die Websuche einen eigenen Anbieter mitzubringen — auch einen amerikanischen; siehe unten.
• Zero-Knowledge-Konfiguration. Selbst wir können Ihre Glossare und eigenen Vorgaben nicht lesen.
• Kein Passwort-Reset, der Ihre Inhalte wiederherstellt. An seine Stelle treten Recovery-Codes. Ein verlorener Schlüssel ist der Preis dafür, dass wir ihn nicht haben — das kommunizieren wir offen, statt eine Hintertür einzubauen.
• Getrennte Wege für Berufsgeheimnisträger. Wer unter gesetzliche Schweigepflicht fällt (§ 203 StGB), wird über einen gesonderten Pfad geführt — nicht über die Standard-Verarbeitung.

Für die, die es nachprüfen wollen

Das Besondere an unserem Ansatz: Sie müssen den Versprechen oben nicht vertrauen, Sie können sie im Quellcode nachlesen. Angemeldete Nutzer sehen die Datengrenze außerdem im Tresor der Anwendung live an einem eigenen Beispiel: links der Klartext auf dem eigenen Gerät, rechts genau der verschlüsselte Block, den unsere Infrastruktur je zu sehen bekommt.

Nach der Veröffentlichung verlinken wir hier direkt die relevanten Stellen:

• Wie Inhalte nach der Verarbeitung im Speicher überschrieben werden
• Dass der Kern-Server nur verschlüsselte Blöcke entgegennimmt
• Wie der Schlüssel im Browser abgeleitet wird und ihn nie verlässt
• Die vollständige Liste der Dienstleister und was sie tun (siehe unten)

Dienstleister (Sub-Prozessoren)

Nicht in dieser Tabelle stehen Server und Anbieter, die Sie selbst wählen — Ihr Matrix-Homeserver, Ihr Kalenderserver, Ihre Nextcloud und ein von Ihnen mitgebrachter Suchanbieter. Sie sind keine Sub-Prozessoren von uns, weil wir sie nicht beauftragen: Sie schließen den Vertrag, Sie bestimmen den Anbieter, und wir übermitteln auf Ihre Weisung dorthin. Für Ihr Verarbeitungsverzeichnis sind sie Empfänger, nicht Teil unserer Auftragsverarbeiter-Kette.

Über E-Mail versenden wir grundsätzlich keine Inhalte, identifizierenden Informationen oder Sitzungsdaten — auch nicht an Sie, auch nicht in Support-Anfragen. E-Mail dient nur Metadaten, Abrechnung, Anmeldevorgängen und allgemeiner Korrespondenz.

Für Ihre Datenschutzbeauftragten

Sie brauchen keine eigene IT-Rechtsabteilung, um uns zu prüfen. Auf Anfrage stellen wir bereit:

• AVV-Muster (Auftragsverarbeitungsvertrag) zum Gegenzeichnen
• Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)
• FAQ für Datenschutzbeauftragte — die häufigsten Prüffragen, vorbeantwortet

Anfragen an: markus@souveraene-systeme.de

Änderungsprotokoll

Änderungen an Datenverarbeitung oder Dienstleistern tragen wir hier nach — damit sichtbar bleibt, dass nichts still verschoben wird.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21), sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Verantwortlicher: Markus Schlueter, Wiesenstrasse 19, 16552 Schildow · markus@souveraene-systeme.de